На сегодняшний день общение по телефону – это один из важнейших аспектов не только личной, но и профессиональной жизни. От телефонного разговора могут зависеть многие вещи, например, согласится ли потенциальный клиент организации стать реальным, завяжутся ли отношения с потенциальным партнером и так далее. Поэтому любому человеку, работа которого предполагает ведение телефонных переговоров, очень важно знать о том, как отвечать на телефонный звонок.
Вот небольшой список рекомендаций, которые помогут ответить на телефонный звонок правильно.
Не медлите. Старайтесь поднять трубку как можно быстрее, ведь ожидание не нравиться многим людям, особенно если речь идет о решение какого-либо важного вопроса. Если же собеседник будет долго ожидать, то он изначально будет раздражен и негативно настроен.
Представьтесь. Представляясь, помните, что человек, находящийся на другом конце провода, слышит вас впервые. Поэтому говорите четко и лаконично. Назовите себя, а также фирму, в которой работаете. Очень многие люди торопятся, когда представляются по телефону. В результате этого собеседник может не расслышать вашего имени, что затруднит дальнейшее общение.
Не заставляйте собеседника ждать. Отвечать на телефонный звонок необходимо таким образом, чтобы собеседник не ожидал, пока вы не решите свои текущие дела. Выслушайте его и постарайтесь как можно полно и без лишней информации ответить на его вопросы. В том случае, если звонок прозвучал в совершенно неподходящее время, лучше договоритесь о том, что вы перезвоните позже – деловые люди ценят, когда их время не расходуется впустую.
Не перебивайте. Во время делового телефонного разговора, происходит ли он с покупателем, клиентом иди же партнером, очень важно не перебивать собеседника. Это раздражает всех без исключения людей, поэтому разговор в такой манере, как правило, не заканчивается продуктивно.
Как можно чаще называйте собеседника по имени. Психологи отмечают, что обращение к человеку по имени способствует установлению доверительных отношений. Поэтому не забывайте как можно чаще и когда это уместно называть собеседника по имени. Если же он не представился, то узнайте его имя (имя отчество).
Очень часто ответ на телефонный звонок – это первый шаг на пути к личной встрече, поэтому от того, как он пройдет, будет зависеть впечатление собеседника о вас и фирме, в которой вы работаете.